Non è teoria.

Tre aziende diverse, gli stessi problemi di fondo. Di ognuna racconto cosa non funzionava, cosa ho costruito e — soprattutto — cosa quel caso non dimostra: un caso studio che non ha limiti è pubblicità.

I nomi non compaiono per scelta: sono clienti attivi e i loro dati non sono materiale promozionale. Le cifre sono stime, e sono dichiarate come tali.

Vetreria artigiana · Marche

Preventivi scritti a mano la sera, listini su carta, margini a occhio

In sintesi

Un gestionale su misura ha preso il posto di Word, del raccoglitore dei prezzi e del calcolo a mente. Preventivi, listino, anagrafiche, vendita al banco e marginalità in un unico sistema.

Il problema

I preventivi si scrivevano in Word dopo la chiusura, perché durante il giorno non c’era tempo. I prezzi stavano in un raccoglitore aggiornato a mano, quindi ogni tanto qualcuno usava una versione vecchia. Il margine si intuiva: si scopriva a consuntivo se un lavoro era andato bene.

Cosa ho costruito

Listino con le regole di prezzo, sconti e ricarichi come li applicano loro
Anagrafiche di clienti e fornitori con lo storico di preventivi e ordini
Preventivi compilati dal listino, esportati in PDF e inviati via email dal programma
Vendita al banco per il lavoro che non passa da un preventivo
Marginalità calcolata mentre il preventivo si scrive, non dopo

Il pezzo che non mi aspettavo

Che il risultato non somiglia all’idea di partenza, e per fortuna. Si comincia con una richiesta precisa — qui era smettere di scrivere preventivi la sera — e parlando emergono cose che né io né il cliente avevamo in mente. Quasi sempre sono quelle che poi cambiano davvero la giornata. Ho imparato a mettere in conto il tempo del confronto: non è tempo perso prima di costruire, è la parte in cui il progetto migliora.

Cosa questo caso non dimostra

Che funzionerebbe uguale in un’azienda più grande. Qui le persone che fanno preventivi sono poche e si parlano ogni giorno: in una struttura con più sedi o più livelli di approvazione il problema principale sarebbe un altro. E non dimostra niente sui tempi di consegna, perché il perimetro era chiaro fin dall’inizio — capita raramente.

Come continua

Il sistema è in produzione da agosto 2026 e riceve modifiche quando serve. La prossima cosa in lista è il collegamento con il software di fatturazione, che oggi resta separato.

Gestione e manutenzione di appartamenti

Interventi coordinati fra telefonate e messaggi, e nessuno sapeva a che punto fossero

In sintesi

Una web app per l’ufficio e per i tecnici sul campo: assegnazioni, stato di avanzamento, foto dal posto e magazzino, al posto di telefonate e messaggi sparsi.

Il problema

Gli interventi si assegnavano al telefono e le foto arrivavano su WhatsApp, dove si perdevano. Per sapere se un lavoro era finito bisognava chiamare il tecnico, che magari stava su una scala. Il materiale scalato dal magazzino si annotava a memoria, quando ci si ricordava.

Cosa ho costruito

Assegnazione degli interventi dall’ufficio, con priorità e appartamento
App da telefono per i tecnici: cosa devo fare oggi, cosa ho chiuso
Foto caricate dal posto e legate all’intervento, non a una chat
Magazzino e scarico materiale collegati all’intervento
Permessi per ruolo: ufficio, magazzino, tecnico vedono cose diverse
Sincronizzazione con il gestionale delle prenotazioni già in uso

Il pezzo che non mi aspettavo

Quanto cambia le cose parlare con chi il lavoro lo fa, e non solo con chi lo organizza. Le cose che contano davvero — cosa serve avere sotto gli occhi mentre sei su una scala, cosa è insopportabile digitare col telefono in una mano — non le sa l’ufficio: le sa il tecnico. Mezz’ora con loro ha spostato il progetto più di qualsiasi specifica scritta.

Cosa questo caso non dimostra

Che i tecnici lo usino sempre. Un’app da campo compete con WhatsApp, che è più comodo: funziona finché è più veloce di un messaggio, e se un giorno smette di esserlo tornano al messaggio. Va tenuto d’occhio, non dato per acquisito.

Come continua

In produzione e in evoluzione. Il lavoro in corso riguarda le istruzioni per appartamento, così un tecnico nuovo trova sul posto quello che finora sapeva solo chi c’era già stato.

Pagamenti da prenotazioni

Ogni bonifico digitato a mano, uno per uno, leggendo da un altro schermo

In sintesi

Uno strumento che genera il file dei bonifici a partire dalle prenotazioni, pronto da caricare nel portale della banca. Nessuna cifra ridigitata.

Il problema

I pagamenti ai proprietari si preparavano copiando IBAN e importi a mano dal gestionale delle prenotazioni al portale della banca. Lungo, noioso, e con un rischio di errore che cresce con la stanchezza — e un IBAN sbagliato è un problema che scopri giorni dopo.

Cosa ho costruito

Importazione delle prenotazioni del periodo
Generazione del file di pagamento nel formato accettato dalla banca
Controlli prima di generare: importi, IBAN, beneficiari mancanti
Il file si scarica pronto: il caricamento in banca resta una scelta umana

Il pezzo che non mi aspettavo

Che il lavoro più piccolo dei tre sia quello che ha reso di più. Non c’era una piattaforma da costruire: bastava togliere di mezzo una digitazione ripetuta. È il promemoria che il valore non sta nella dimensione del software, e che conviene sempre cominciare dal passaggio più stupido e più frequente, non da quello più interessante da programmare.

Cosa questo caso non dimostra

Che qualcosa passi mai da sé alla banca. Lo strumento produce un file, non dispone pagamenti: la persona apre il portale, carica e autorizza. È una scelta voluta, e chiunque prometta il contrario si sta prendendo una responsabilità che non è sua.

Come continua

In uso. È lo strumento più piccolo dei tre, ed è quello con il rapporto migliore fra tempo di sviluppo e tempo restituito.

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